Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) to uproszczona forma prowadzenia ewidencji dla przedsiębiorców na skali podatkowej lub podatku liniowym, których przychody za poprzedni rok są niższe niż 2,5 mln euro. Podatnicy rozliczający VAT miesięcznie od 2026 r., a pozostali od 2027 r., prowadzą księgę elektronicznie i po zakończeniu roku wysyłają ją do urzędu skarbowego jako plik JPK_PKPIR. Prowadzimy ją dla naszych klientów.
Dla kogo jest księga przychodów i rozchodów?
Dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, jeżeli ich przychody za poprzedni rok nie osiągnęły równowartości 2 500 000 euro. Limit obowiązuje od 2025 r. (do 2024 r. wynosił 2 mln euro); dla 2026 r. liczy się przychód za 2025 r., a limit wynosi 10 646 500 zł. Po jego przekroczeniu trzeba prowadzić pełną księgowość. Księga pozwala zapisywać operacje gospodarcze w sposób uproszczony. Jeśli rozliczasz się ryczałtem, zobacz ewidencję ryczałtową.
Czy KPiR trzeba prowadzić elektronicznie?
Tak, co do zasady. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299). Księgę prowadzi się przy użyciu programu komputerowego, a po zakończeniu roku przesyła do urzędu skarbowego jako plik JPK_PKPIR, w terminie złożenia zeznania rocznego. Obowiązek wchodzi etapami:
- od 1 stycznia 2026 r. dla podatników, którzy składają JPK_VAT za okresy miesięczne (JPK_V7M); księgę za 2026 r. wysyłają do 30 kwietnia 2027 r.,
- od 1 stycznia 2027 r. dla pozostałych, w tym zwolnionych z VAT i rozliczających VAT kwartalnie.
W nowej księdze wpisuje się między innymi numer KSeF faktury i identyfikator podatkowy kontrahenta.
Jak rozlicza się zakup towarów i materiałów?
Od 2026 r. rozporządzenie nie wymaga już wpisywania zakupu towarów i materiałów do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu. Pozostaje zasada, że jeśli towar lub materiał dostarczono albo dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, sporządza się jego szczegółowy opis (dostawca, ilość, rodzaj, cena jednostkowa i wartość) i na tej podstawie dokonuje zapisu. Nie można już natomiast dokumentować paragonem zakupu w sklepach detalicznych materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych ani dowodem wewnętrznym zakupu materiałów pomocniczych. Na koniec roku podatkowego sporządza się spis z natury (remanent): towary, które nie zostały sprzedane, wykazuje się w spisie, dzięki czemu ich wartość nie obniża dochodu w tym roku.
Jak wygląda ewidencja środków trwałych?
Do prowadzonej ewidencji księgowej należy ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, którą razem z księgą przesyła się po roku jako plik JPK_ST. Składnik majątku wprowadza się do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania, a amortyzację zaczyna od następnego miesiąca. Odpowiednio zaklasyfikowane środki trwałe, z ustaloną stawką amortyzacji, pozwalają na odpisy, które obniżają podatek.
Co, jeśli jestem czynnym podatnikiem VAT?
Dla czynnych podatników VAT równolegle do księgi podatkowej prowadzi się ewidencję VAT sprzedaży i zakupów, przesyłaną w pliku JPK_V7. Ważne jest przy tym ustalenie wysokości podatku naliczonego do odliczenia. Więcej o zasadach VAT znajdziesz w bazie wiedzy.
KPiR w Twojej branży
- księgowość dla informatyków i programistów,
- księgowość dla B2B,
- księgowość dla lekarzy i pielęgniarek.
Co obejmuje nasza obsługa?
Zakres usługi księgowej, system, z którego korzystamy, i sposób ustalania ceny opisujemy na stronie Cennik: od czego zależy wycena. Pytania możesz zadać telefonicznie: 509 765 925.