Krajowy System e-Faktur jest system informatycznym do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Obecnie jest on dobrowolny i jest równoległy do klasycznego obiegu dokumentów w gospodarce.
Obowiązek
Od 1 lutego 2026 roku system będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców których sprzedaż w 2025 roku przekroczyła 200 milionów złotych wraz z podatkiem.
Od 1 kwietnia 2026 roku system będzie obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców.
Jak KSeF wygląda w praktyce?
W założeniu przedsiębiorca dokonujący sprzedaży towaru lub usługi będzie wystawiał fakturę ustrukturyzowaną za pomocą rządowej lub zewnętrznej aplikacji. Po przygotowaniu dokumentu zostanie on przesłany na serwer i przetworzony. Dokument przetworzony otrzyma identyfikator, a datą wystawienia będzie data przesłania do KSeF.
W przypadku awarii będzie możliwość wystawienia faktury offline, którą niezwłocznie należy przesłać po usunięciu awarii. Dokument umieszczony w repozytorium faktur ustrukturyzowanych będzie dostępny dla odbiorcy oraz pozostałych podmiotów wskazanych na dokumencie. Identyfikacja będzie odbywać się za pomocą numeru NIP.
Faktury konsumenckie będzie można przesyłać do KSeF, nawet bez podania NIP. W takiej sytuacji odbiorca faktury będzie mógł posłużyć się kodem QR lub danymi z faktury, aby uzyskać do niej dostęp w repozytorium.
Dokumentem faktury ustrukturyzowanej jest dokument XML, który może być wizualizowany za pomocą przeglądarki internetowej lub w postaci pliku PDF.
Jak się przygotować?
Dobre przygotowanie do KSeF pozwoli zminimalizować szok związany ze zmianą obiegu dokumentów. Faktury kosztowe otrzymywane od 1 lutego 2026 roku w zdecydowanej większości będą w postaci ustrukturyzowanej. Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkie faktury będą wystawiane elektronicznie. Dla najmniejszych podatników przewidziano procedury przejściowe.
Dla niejednego przedsiębiorcy będzie się to wiązało z opanowaniem nowych narzędzi do wystawiania faktur oraz dostosowaniem do nowych cyfrowych realiów. Zmianie ulegnie również współpraca z biurem rachunkowym.
Ze względu na cyfrową rewolucję wraz z początkiem 2026 roku udostępnimy naszym klientom platformę do wystawiania i odbioru faktur, komunikacji z biurem w celu minimalizacji nakładów, które zostały nałożone na przedsiębiorców.