KSeF.online (otwiera się w nowej karcie) to aplikacja internetowa do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy odbierają faktury w KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. większość z nich musi w nim także wystawiać faktury dla firm. Aplikację stworzyło Biuro Rachunkowe Bilans Plus z myślą o polskich przedsiębiorcach. Klienci biura przekazują przez nią także dokumenty do miesięcznych rozliczeń.
Przejdź do KSeF.online (otwiera się w nowej karcie)
Jak wygląda obieg dokumentów z biurem w KSeF.online?
Ty i biuro pracujecie we wspólnym systemie, na tych samych danych. Rozliczenie wysłane z aplikacji biuro widzi od razu, bez e-maili i załączników. Obsługę rozliczeń włącza Twojej firmie biuro.
- Faktury same trafiają do rozliczenia. Rozliczenie bieżącego miesiąca tworzy się automatycznie i obejmuje Twoje faktury kosztowe i sprzedażowe z tego miesiąca.
- Opisujesz faktury. Każdej nadajesz kategorię księgową, a w razie potrzeby projekt i opis. Kreator opisywania prowadzi fakturą po fakturze, a część kategorii pochodzi wprost z systemu księgowego biura.
- Dodajesz dokumenty spoza KSeF. Paragony, rachunki, faktury zagraniczne, potwierdzenia przelewów i wyciągi bankowe wgrywasz w aplikacji (m.in. PDF, zdjęcia, pliki Excel i CSV, wyciągi MT940) albo wysyłasz e-mailem lub przez WhatsApp z wcześniej potwierdzonego adresu lub numeru. O tym, do którego miesiąca trafi dokument, decyduje data wystawienia, a ten sam plik nie zostanie przez przypadek dodany dwa razy.
- Wysyłasz rozliczenie do biura. Gdy wszystkie faktury są opisane, przekazujesz komplet przyciskiem „Wyślij do biura”. W polu „Uwagi dla biura rachunkowego” możesz przekazać biuru dodatkowe informacje.
- Biuro sprawdza rozliczenie. Zatwierdza je albo cofa z uwagami do poprawy. Status i uwagi widzisz w aplikacji, a po poprawkach wysyłasz rozliczenie ponownie.
Co potrafi KSeF.online?
- Wystawianie faktur: m.in. faktury VAT, zaliczkowe i rozliczeniowe oraz ich korekty, w złotych lub w walucie obcej z kursem średnim NBP, także w procedurze VAT-OSS.
- Wysyłka i odbiór przez KSeF: bezpośrednia integracja z systemem Ministerstwa Finansów (środowisko produkcyjne oraz demonstracyjne do nauki i testów). Po wysyłce aplikacja pobiera numer KSeF, a gdy KSeF nie działa, faktura czeka w trybie offline i zostaje dosłana później.
- Faktura bez znajomości XML: formularz buduje fakturę w strukturze FA(3) wymaganej przez KSeF, a przed wysyłką wskazuje braki i pozwala podejrzeć PDF oraz XML.
- PDF dla kontrahenta: pobieranie faktury w PDF i wysyłka e-mailem do kontrahenta, także automatycznie po wystawieniu.
- Baza kontrahentów: dane pobierane z GUS po numerze NIP, kontrahenci krajowi, unijni i spoza UE.
- Szablony pozycji faktury: gotowe wiersze (nazwa, cena, stawka VAT) dodawane do faktury jednym kliknięciem.
- Rozliczenia z biurem: kategorie księgowe, projekty i kreator opisywania faktur, miesięczne rozliczenie wysyłane do biura.
- Dokumenty: archiwum paragonów, wyciągów i potwierdzeń przelewów, odbiór plików e-mailem i przez WhatsApp, wykrywanie duplikatów.
- Narzędzia pomocnicze: kursy walut NBP, dane z GUS (REGON), biała lista podatników VAT, weryfikacja numeru VAT UE (VIES), wyszukiwarka kodów PKWiU, PKOB i CN.
- Obsługa wielu firm: jedno konto dla wielu podmiotów.
- Certyfikaty KSeF: wystarczy jednorazowy podpis zaufany lub kwalifikowany, a aplikacja sama generuje i przechowuje certyfikaty potrzebne do wysyłki faktur.
- Zarządzanie uprawnieniami KSeF: nadawanie i odbieranie uprawnień.
- Aplikacja PWA: instalacja na komputerze i urządzeniach mobilnych, z powiadomieniami push.
Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?
Faktury dla firm wystawia się w KSeF jako faktury ustrukturyzowane: plik XML w strukturze FA(3), który po przyjęciu przez system dostaje numer KSeF. Obowiązek wchodził etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm,
- do 31 grudnia 2026 r. firma może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna wartość faktur dla firm (z VAT) w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł; prawo to traci od faktury, którą przekroczy ten próg.
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy odbierają faktury od kontrahentów w KSeF. Kary pieniężne za wystawianie faktur poza KSeF wbrew obowiązkowi grożą od 1 stycznia 2027 r. Więcej o zasadach VAT przeczytasz w artykule Podatek VAT.
Jak zalogować się do KSeF i nadać uprawnienia biuru?
Do KSeF nie zakłada się konta, ale trzeba się uwierzytelnić. Osoba fizyczna może to zrobić podpisem zaufanym (od 1 kwietnia 2026 r. także przez węzeł krajowy), podpisem kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF, a spółka pieczęcią kwalifikowaną albo certyfikatem KSeF. Certyfikat KSeF wydaje się po uwierzytelnieniu w systemie; jest ważny najwyżej 2 lata i potwierdza też tożsamość wystawcy faktur wystawianych w trybie offline. Tokeny można stosować do 31 grudnia 2026 r.; od 1 stycznia 2027 r. z tych dwóch metod zostaną tylko certyfikaty KSeF.
Podatnik może nadać uprawnienia do KSeF innym osobom lub podmiotom, np. biuru rachunkowemu. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa do urzędu skarbowego (np. przez e-Urząd Skarbowy) zawiadomienie ZAW-FA, wskazując jedną osobę fizyczną, która potem nadaje kolejne uprawnienia już w systemie.
Co zrobić, gdy nie możesz wysłać faktury do KSeF?
Fakturę wystawia się wtedy poza systemem, w strukturze FA(3), i dosyła do KSeF w terminie:
- w trybie offline24 (np. przy braku internetu): najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu,
- w czasie ogłoszonej niedostępności KSeF: najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu,
- w czasie ogłoszonej awarii: w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.
Faktura z tych trybów przekazana nabywcy poza KSeF, w sposób z nim uzgodniony, ma dwa kody QR: z napisem „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
Czy każda faktura musi trafić do KSeF?
Nie. Faktur dla osób prywatnych nie trzeba wystawiać w KSeF, ale można. Z obowiązku wyłączona jest też sprzedaż konsumentom rozliczana w procedurach OSS i IOSS. Faktury dla kontrahentów zagranicznych wystawia się w KSeF, ale nabywcy spoza Polski przekazuje się je w uzgodniony sposób, np. jako PDF oznaczony kodem QR.
Dlaczego KSeF.online?
- szybki start: konto zakładasz adresem e-mail lub kontem Google, a dane firmy pobierasz z GUS po numerze NIP,
- intuicyjny, nowoczesny interfejs,
- bezpieczeństwo danych: szyfrowane połączenie (TLS), hashowane hasła,
- dostęp z dowolnego urządzenia: komputera, tabletu i telefonu,
- wsparcie techniczne od Biura Rachunkowego Bilans Plus.
Dla kogo jest KSeF.online?
Konto w KSeF.online może założyć każdy przedsiębiorca. Nowe konto zaczyna się od 30-dniowego okresu próbnego, a potem korzystanie z serwisu wymaga abonamentu. Klienci Biura Rachunkowego Bilans Plus z umową o usługi księgowe korzystają z aplikacji bez opłaty abonamentowej, a biuro włącza ich firmom obsługę rozliczeń: moduły Rozliczenia i Dokumenty. Pytania o współpracę z biurem: 509 765 925.
Kto jest operatorem serwisu?
Operatorem serwisu KSeF.online jest Biuro Rachunkowe Bilans Plus Irena Tarkowska, os. Piastowskie 20, 61-148 Poznań, NIP: 7821441128. Kontakt: biuro@bilansplus.org.